Какие данные нужны для управленческого учёта в бизнесе

За месяц компания показала 150 тыс. ₽ прибыли до налогов, но денег на счёте стало на 300 тыс. ₽ меньше. Собственнику нужно решить, закупать ли следующую партию товара, выплачивать ли премии или пока сохранить деньги для обязательных платежей.

Как такое возможно? И главное, на какие цифры ориентироваться?

В этом условном примере оба показателя верны. Просто прибыль и движение денег показывают разные стороны бизнеса.

Чтобы разобраться в ситуации, нужно знать не только сумму продаж и остаток на банковском счёте, но и сколько покупатели ещё должны компании, какие товары остались на складе и какие платежи предстоят.

Разберём, какие данные нужны для управленческого учёта, где их взять и с чего начать, если информация разбросана по разным программам и таблицам.

Почему прибыль есть, а денег стало меньше

У условной торговой компании на начало месяца было 500 тыс. ₽ на счёте и товаров на 600 тыс. ₽. Долгов не было.

За месяц произошло следующее:

• Продали весь имевшийся товар за 1 млн ₽. Его себестоимость составила 600 тыс. ₽.
• Покупатели оплатили 700 тыс. ₽. Ещё 300 тыс. ₽ они должны компании.
• Закупили и полностью оплатили новую партию товаров за 800 тыс. ₽. Вся партия осталась на складе.
• Расходы месяца составили 250 тыс. ₽, из которых выплатили 200 тыс. ₽. Оставшиеся 50 тыс. ₽ - начисленная, но ещё не выплаченная зарплата.

Для простоты в примере не учитываем НДС, налоги, возвраты, потери и другие операции.

Прибыль до налогов составила 150 тыс. ₽:

1 000 - 600 - 250 = 150 тыс. ₽.

Но денег стало меньше на 300 тыс. ₽.

Посмотрим, как прибыль связана с изменением денег:

Знаки показывают, как изменения долгов и запасов повлияли на деньги относительно прибыли. Покупатели остались должны 300 тыс. ₽. Стоимость запасов выросла на 200 тыс. ₽: на начало месяца товаров было на 600 тыс. ₽, на конец - на 800 тыс. ₽. Плюс по зарплате означает, что расход уже уменьшил прибыль, но 50 тыс. ₽ ещё не выплатили.

Компания получила прибыль 150 тыс. ₽, но часть денег осталась у покупателей, а часть вложена в новую партию товара.

На банковском счёте осталось 200 тыс. ₽. При этом компании ещё предстоит выплатить 50 тыс. ₽ зарплаты.

Именно поэтому прибыль сама по себе не отвечает на вопрос, сколько денег можно потратить.

Прежде чем принимать решение о новой закупке или премиях, собственнику нужно понимать, когда поступят деньги от покупателей и какие обязательные платежи ожидаются в ближайшее время.

Какие исходные данные нужны для управленческого учёта

Единого списка с одинаковой глубиной детализации для всех компаний нет. Производству нужны одни сведения, торговой компании - другие, проектному бизнесу - третьи.

Но есть основные группы данных, без которых сложно получить достоверную картину прибыли, денег и финансового положения компании.

Большая часть этих данных уже может быть в бухгалтерской программе, CRM, банковских выписках, складском учёте или личном кабинете маркетплейса. Но наличие информации ещё не означает, что её можно сразу использовать для управленческой отчётности.

Например, заказ в CRM не обязательно является состоявшейся продажей. А сумма, перечисленная маркетплейсом, не равна ни всей выручке, ни прибыли компании.

Для отчётности важно связать данные из разных источников по одним правилам.

Какие отчёты формируются на основе этих данных

В классическом управленческом учёте используются три основных финансовых отчёта. Каждый отвечает на свой вопрос.

ОПиУ - отчёт о прибылях и убытках.

Показывает, сколько компания заработала за период с учётом себестоимости и расходов.

Помогает понять, прибыльный ли бизнес, какие направления приносят результат и как меняется рентабельность.

ДДС - отчёт о движении денежных средств.

Показывает, откуда поступили деньги и куда они были потрачены.

Помогает разобраться в причинах изменения остатка денег. Для управления будущими выплатами его дополняют платёжным календарём, в котором учитывают ожидаемые поступления и сроки платежей.

Управленческий баланс.

Показывает, какими активами располагает компания, сколько ей должны покупатели, какие обязательства есть у бизнеса и каков его собственный капитал.

Вернёмся к нашему примеру.

ОПиУ показал прибыль 150 тыс. ₽, а ДДС - уменьшение денег на 300 тыс. ₽. Баланс позволяет увидеть, что у компании осталось 200 тыс. ₽ денег, товаров на 800 тыс. ₽, дебиторская задолженность 300 тыс. ₽ и долг по зарплате 50 тыс. ₽.

Ни один из отчётов не противоречит другому. Они дополняют друг друга.

Именно такая связанная отчётность помогает собственнику оценивать результат бизнеса и понимать, во что вложены средства.

К каким ошибкам приводят пробелы в данных

Скидку рассчитывают, зная только закупочную цену

Товар купили за 1 000 ₽, продают за 1 500 ₽. Кажется, что можно спокойно предоставить скидку 10%.

Но если учесть комиссию маркетплейса, логистику, упаковку и другие затраты на продажу, может оказаться, что после скидки маржинальная прибыль практически исчезнет или станет отрицательной.

Поэтому перед акцией важно считать не только разницу между закупочной и продажной ценой, но и затраты, которые связаны с реализацией товара.

Не учитывают расходы, которые оплатят позже

Компания получила акт за аренду, но деньги арендодателю перечислит только в следующем месяце.

Если расход относится к текущему периоду, но не попадает в ОПиУ, прибыль оказывается завышенной.

Собственник видит хороший финансовый результат и, например, решает нанять дополнительного сотрудника. Но решение основано на неполных данных.

Поэтому в управленческом учёте важно отражать расходы в тех периодах, к которым они относятся, независимо от даты оплаты.

Всю закупку записывают в расходы месяца

Компания закупила товаров на 800 тыс. ₽ и продала только часть.

Если всю сумму закупки сразу отнести на расходы, прибыль окажется заниженной.

Непроданный товар остаётся запасом, а в себестоимость продаж включают стоимость реализованных товаров.

Для производства ситуация ещё сложнее: часть затрат может оставаться в незавершённом производстве или в стоимости готовой, но пока не проданной продукции.

Такой подход к списанию проданных запасов описан и в российском бухгалтерском стандарте ФСБУ 5/2019 «Запасы», пункты 41 и 43.

Платежи планируют по выручке, а не по поступлениям

Компания выполнила заказ, признала выручку и ожидает оплату от покупателя.

Но если по договору отсрочка составляет 60 дней, наличие выручки ещё не означает, что деньги доступны сейчас.

Даже если срок оплаты уже наступил, покупатель может задержать платёж.

Поэтому для планирования нужны не только суммы задолженности, но и сроки расчётов, информация о просрочке и реалистичный прогноз поступлений.

Какая детализация нужна именно вашему бизнесу

Общая прибыль компании не всегда позволяет понять, какие решения принимать.

Допустим, одно направление зарабатывает, а другое работает с убытком. В сводном ОПиУ компания может показывать положительный результат, но собственник не увидит, какое направление его обеспечивает.

Для такого анализа нужно отдельно учитывать продажи и затраты направлений.

При этом состав данных будет зависеть от деятельности компании.

Для производства могут понадобиться сведения о материалах, выпуске продукции, браке и незавершённом производстве.

Для услуг и проектного бизнеса - выручка и расходы по заказам, выполненные этапы работ и обязательства перед заказчиками и подрядчиками.

Для торговли на маркетплейсах - продажи, возвраты, комиссии, логистика, реклама, удержания площадок и товарные остатки.

Причём отсутствие собственного склада не означает отсутствия запасов. Товары могут храниться у подрядчика или на маркетплейсе.

Но не стоит пытаться распределить абсолютно каждый расход между товарами или направлениями.

Часть общих расходов разумнее оставить на уровне компании, если их распределение не помогает принимать решения или для него нет обоснованной методики.

Хорошая детализация - не самая подробная, а та, которая помогает управлять бизнесом.

Почему собрать данные недостаточно

В компании могут быть бухгалтерия, CRM, складская программа, банковские выписки и отчёты о продажах, а достоверной картины прибыли и денег у собственника всё равно нет.

Причина может быть не в программах, а в том, что данные из разных источников не согласованы между собой.

Например:

• продажа относится к одному месяцу, а деньги поступают в другом;
• остатки в программе не совпадают с фактическими запасами на складе;
• расходы отражены в таблице сотрудника, но не попали в отчёт;
• одна и та же операция учитывается дважды или относится к неправильной статье.

Чтобы на основании таких данных можно было принимать решения, я бы проверила три вещи.

1. Единые правила учёта. Когда признаётся выручка? В какой период относятся расходы? Как учитываются авансы, запасы и выполненные этапы работ?

2. Источники информации. Откуда получена каждая существенная сумма, кто подготовил данные и чем они подтверждаются?

3. Согласованность отчётов. Можно ли объяснить финансовый результат, движение денег и изменение основных остатков за период?

Когда правила и проверки определены, можно решать, какие процессы автоматизировать.

Новая программа может ускорить работу, но сама по себе не исправит ошибки в методике и исходных данных.

Зачем подтверждать начальные остатки

Даже если первый управленческий отчёт собирается за текущий месяц, бизнес не начинает его с нуля.

У компании уже могут быть деньги, товары, оборудование, долги покупателей и обязательства перед поставщиками.

Поэтому важны остатки на выбранную дату начала учёта.

Например, покупатели должны компании 2 млн ₽ за продажи прошлых периодов. Выручка по этим продажам уже была признана.

В текущем месяце покупатели погасили задолженность.

В ДДС появится поступление 2 млн ₽. Но повторно признавать эту сумму выручкой текущего месяца нельзя.

Одновременно уменьшится дебиторская задолженность.

Без начальных остатков такая операция может исказить отчётность.

Для формирования достоверного баланса необходимо подтвердить активы, обязательства и собственный капитал на стартовую дату.

Если остатки расходятся, причину нужно найти. Просто подставить сумму, чтобы баланс сошёлся, недостаточно.

Можно ли начать управленческий учёт, если данных не хватает

Да. Необязательно ждать, пока все программы будут идеально настроены, а каждая цифра подтверждена до копейки.

Но важно понимать, насколько неполные данные влияют на достоверность отчётности.

На первом этапе я бы разделила информацию на три группы.

Подтверждённые данные. Суммы, которые можно проверить по документам, учётным системам или результатам сверки.

Оценочные данные. Показатели, рассчитанные на основании допущений. Их можно использовать для предварительного анализа, но нужно отдельно показывать, где факт, а где оценка.

Отсутствующие данные. Информация, которую ещё предстоит собрать, прежде чем делать определённые выводы.

Например, если неизвестна себестоимость отдельного товара, нельзя уверенно утверждать, что он прибыльный.

Но можно начать анализ с товарной группы, по которой продажи и затраты подтверждены.

Если задача собственника - избежать кассового разрыва, в первую очередь понадобятся остатки денег, обязательства со сроками оплаты и прогноз поступлений. Необязательно для этого сразу рассчитывать прибыльность каждого товара.

Главное - оценить, насколько неизвестная сумма может изменить решение.

Если неучтённые расходы способны превратить прибыль в убыток, увеличивать постоянные затраты на основании предварительного отчёта рискованно.

Для каждого существенного пробела нужно определить ответственного и срок уточнения данных.

Если суммы нет в выгрузке, это не означает, что она равна нулю.

С чего начать постановку управленческого учёта

Я бы не начинала с выбора программы или создания десятков таблиц.

Сначала нужно понять, на какие вопросы собственник сейчас не получает достоверных ответов.

Шаг 1. Определить задачи.

Какие решения приходится принимать практически вслепую? Можно ли снизить цену? Хватит ли денег на закупку? Прибылен ли новый проект? Можно ли расширять команду?

Шаг 2. Проверить существующие источники.

Какие сведения уже есть в компании, кто их ведёт, насколько они полные и достоверные?

Шаг 3. Согласовать правила учёта.

Как считать выручку, себестоимость, расходы, запасы и обязательства? Какие направления бизнеса нужно анализировать отдельно?

Шаг 4. Настроить управленческие отчёты.

Определить их состав, источники данных, порядок заполнения и проверки. По возможности сохранить те процессы, которые уже работают.

Шаг 5. Назначить ответственных.

Кто предоставляет сведения? Кто проверяет остатки? Кто устраняет расхождения? Кто отвечает за своевременное закрытие месяца?

Шаг 6. Проверить систему и наладить регулярную работу.

На завершённом месяце проверить корректность операций и возможность объяснить прибыль, движение денег и изменения существенных остатков. При этом начальные остатки должны быть подтверждены отдельно.

После проверки закрепить правила и сроки регулярной подготовки отчётности.

Сроки внедрения зависят от сложности бизнеса, состояния исходных данных и участия сотрудников.

Для проверки работоспособности системы можно использовать один завершённый месяц. А вот для полноценного анализа динамики и сезонности потребуется более длинная история.

Кто должен собирать данные для управленческого учёта

Здесь важно разделять сбор исходных данных, подготовку отчётности и финансовое управление.

Собственник определяет цели, согласует ключевые решения по организации учёта и использует отчётность для управления компанией.

Бухгалтерия и сотрудники компании предоставляют исходную информацию в рамках своих обязанностей: документы, сведения о продажах, закупках, зарплате, запасах и обязательствах.

Финансовый менеджер собирает, классифицирует и проверяет данные, готовит отчёты и разбирает расхождения, если эти функции закреплены за ним.

Финансовый директор разрабатывает методику, определяет структуру управленческой отчётности, организует систему контроля и помогает собственнику принимать решения на основании финансовых показателей.

В небольшом бизнесе отдельные функции могут совмещаться.

Главное, чтобы было понятно, кто отвечает за каждый источник информации и итоговый результат.

Постановка управленческого учёта не означает, что финансовый директор должен самостоятельно заносить каждую продажу, банковскую операцию или складское движение.

Для устойчивой работы система должна быть встроена в процессы компании.

Частые вопросы

Какие документы нужны для управленческого учёта?

Обычно используют банковские выписки, документы реализации и закупок, сведения о зарплате, складских остатках, задолженности, договорах и имуществе.

Дополнительно могут понадобиться управленческие данные, которых нет в бухгалтерских документах: например, принадлежность расхода к конкретному проекту или ожидаемый срок поступления оплаты.

Можно ли вести управленческий учёт в Excel или Google Таблицах?

Да. Для ряда компаний этого достаточно.

Важны не столько возможности программы, сколько качество исходных данных, корректность расчётов, правила внесения информации и контроль ошибок.

Если объём операций увеличивается, ручная обработка занимает слишком много времени или становится трудно контролировать достоверность, стоит рассмотреть автоматизацию.

Можно ли использовать данные бухгалтерского учёта?

Да. Бухгалтерский учёт - один из важных источников информации для управленческой отчётности.

Однако собственнику может потребоваться другая детализация: по направлениям, проектам, товарам или подразделениям.

Кроме того, необходимо проверить полноту данных и согласовать правила управленческого учёта.

За какой период нужны данные для начала учёта?

Для начала понадобятся остатки на выбранную дату и операции первого отчётного периода.

Если необходимо оценить динамику прибыли, сезонность, оборачиваемость или эффективность изменений, потребуется история за более длительный срок.

Глубина восстановления прошлых периодов зависит от управленческих задач и доступности исходной информации.

Когда нужна помощь финансового директора

Бывает, что в компании уже есть бухгалтерия, продажи учитываются, складская программа работает, банковские выписки доступны.

Но собственник по-прежнему не может уверенно ответить на основные вопросы: сколько бизнес действительно заработал, почему денег меньше, чем ожидалось, и какие обязательства предстоит выполнить.

В такой ситуации проблема может быть не в отсутствии данных, а в организации управленческого учёта.

При постановке управленческого учёта я помогаю разобраться с источниками информации, определить необходимые отчёты, согласовать методику и выстроить регулярный процесс подготовки отчётности.

На стороне компании нужен сотрудник, который будет собирать и вносить исходные данные.

Цель этой работы - получить не просто набор таблиц, а связанную финансовую отчётность, по которой собственник понимает результат бизнеса, видит, во что вложены средства, и может принимать обоснованные решения.

Подробнее об услуге - Постановка управленческого учёта.

Не знаете, достаточно ли у вас данных для управленческого учёта?

Напишите мне в Telegram. На диагностике обсудим вашу ситуацию, основные пробелы и с чего разумнее начать работу.