У продавцов на маркетплейсах с финансовым учётом часто складывается одна и та же ситуация. Бухгалтер есть почти у всех. Многие пользуются аналитическими сервисами, которые считают прибыль по товарам, рекламные расходы, комиссии, логистику и ещё массу показателей.
При этом собственник вполне может не знать, сколько на самом деле зарабатывает его бизнес.
Казалось бы, информации достаточно. Почему же её не хватает для решения простых вопросов: можно ли вывести деньги, стоит ли увеличивать оборот, почему прибыль есть, а на счетах пусто?
Дело в том, что финансовые данные и система финансового управления - разные вещи.
Прежде чем искать финансового директора, я бы предложила разобраться, какие задачи уже решаются в компании, а какие остаются без внимания.
Бухгалтерия: можно ли на её данных управлять бизнесом?
Я по первому образованию бухгалтер, поэтому хорошо понимаю, сколько работы стоит за бухгалтерским учётом. И совсем не считаю бухгалтерию чем-то второстепенным.
У неё просто другая задача и другой главный адресат: государство. Бухгалтер должен корректно отразить хозяйственные операции, рассчитать налоги, сдать регламентированную отчётность и выполнить требования налоговой и других контролирующих органов.
Для этого в учёте уже есть важная информация: о расчётах, обязательствах, налогах, остатках товаров и контрагентах. На таких данных вполне можно строить управленческий учёт.
Но у собственника обычно другие вопросы.
Бухгалтер правильно рассчитал налог за квартал. Сумма известна, срок уплаты понятен. А собственнику нужно решить, хватит ли компании свободных денег на этот платёж и что будет с остальными обязательствами после него.
Или в учёте корректно отражена закупка. Но собственник видит, что продажи растут, а свободных денег больше не становится. Ему нужно понять, сколько денег находится в товаре, сколько ещё должны маркетплейсы и можно ли спокойно планировать следующий шаг.
Это уже вопросы управленческого учёта и планирования денег.
Если бухгалтер обладает нужными компетенциями, у него есть время и собственник поставил такую задачу, он вполне может заниматься и ими. Но рассчитывать, что всё это автоматически входит в бухгалтерское обслуживание, не стоит.
Лучше заранее договориться, какие управленческие отчёты готовятся, на каких данных они основаны и кто разбирает их вместе с собственником.
Аналитические сервисы: много цифр, но все ли они про прибыль?
Для селлера аналитический сервис - очень полезный инструмент. Особенно когда ассортимент большой, продажи идут на нескольких площадках, а расходы на рекламу и логистику постоянно меняются.
Вручную обрабатывать такой объём данных неразумно, если его можно автоматизировать.
Но к показателю «прибыль» в аналитическом сервисе я бы всегда задала несколько вопросов. Что именно он включает? Учтены ли зарплаты, аренда, программное обеспечение, налоги и проценты по кредитам? Как определяется себестоимость? Откуда берётся закупочная цена? Как отражаются возвраты и потери товара?
Некоторые сервисы позволяют учитывать дополнительные расходы и собирать полноценные управленческие отчёты. Другие в большей степени показывают экономику продаж. Поэтому прибыль по товару в кабинете и прибыль компании могут отвечать на разные вопросы.
Представим, что сервис показывает хорошую маржу по товару. Это ещё не означает, что товар действительно выгоден бизнесу: часть общих расходов может находиться за пределами расчёта. И наоборот, слабый результат нового товара не всегда означает, что от него нужно отказываться. Сначала стоит проверить, сколько времени он продаётся, какие расходы уже успели в него попасть и с чем его сравнивают.
Сервис выполняет расчёты. А насколько правильно мы понимаем их результат, зависит уже от человека.
Я бы не стала создавать дополнительные таблицы только потому, что сервис уже есть. Сначала стоит проверить, какие данные он получает, какие отчёты умеет собирать и какой вопрос собственника остаётся без ответа.
А чем тогда занимается финансовый директор?
Начну с того, что финансовый директор не обязательно должен самостоятельно вести учёт или собирать отчёты.
Более того, если в компании уже работает аналитический сервис, разумнее пользоваться его данными, а не создавать ещё несколько таблиц с теми же показателями.
Моя задача в другом: понять экономику бизнеса в целом, найти причины изменения финансового результата, оценить последствия решений и помочь собственнику спланировать дальнейшую работу.
В одном из моих текущих проектов есть бухгалтер и аналитический сервис. Собственница сама получает из сервиса данные для управленческого учёта и выполняет функцию финансового менеджера. Я работаю финансовым директором на аутсорсе: мы вместе отрабатываем методологию и анализируем получившиеся результаты.
Такое разделение вполне рабочее. Финансовый менеджер регулярно готовит и проверяет данные. Финансовый директор помогает договориться о правилах, проверяет логику отчётов и вместе с собственником разбирает, что изменилось в бизнесе и почему.
Для этого могут понадобиться отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денег и управленческий баланс. Где их собирать: в сервисе, учётной программе или таблицах, зависит от задачи и имеющихся инструментов.
Когда собственник решает увеличить продажи, меня интересует не только будущая прибыль. Нужно понять, сколько денег потребуется до того, как выручка вернётся на счёт, что произойдёт с обязательствами и выдержит ли компания выбранный темп. Хорошее решение должно быть не только прибыльным, но и финансово выполнимым.
О том, как проверить сам показатель прибыли, я подробнее написала в материале «Как собственнику увидеть реальную прибыль бизнеса».
Не всякая проблема требует финансового директора
Мне не нравится идея, что любому селлеру после определённого уровня выручки обязательно нужен финансовый директор. Выручка сама по себе мало говорит о сложности финансового управления.
У компании может быть большой оборот, небольшой ассортимент и понятная схема работы. А может быть сравнительно небольшой бизнес, в котором много нестандартных расходов, обязательств и решений, которые нельзя принимать на глаз.
Если основная задача - корректно считать экономику товаров и контролировать рекламу, возможно, качественного аналитического сервиса достаточно. Если не хватает понимания, как формируется прибыль компании, имеет смысл сначала наладить управленческий учёт. Эту работу может выполнить финансовый директор или компетентный специалист по управленческому учёту.
Если же нужно планировать развитие, оценивать инвестиции, управлять оборотным капиталом, распределять прибыль и выбирать между несколькими вариантами действий, здесь уже нужны компетенции финансового директора. О формате такой работы для селлеров подробнее рассказано на странице услуги финансового директора. И даже в этом случае не обязательно сразу нанимать человека в штат: иногда достаточно разового разбора или разработки финансовой модели, иногда требуется регулярная работа.
Нужен ли вашему бизнесу финансовый директор? Проверьте себя
Предлагаю небольшой тест. Для него не потребуется специальных знаний. Только честные ответы на вопросы о собственном бизнесе.
Поставьте «да», если можете ответить на вопрос прямо сейчас, опираясь на актуальные цифры, а не на примерные ощущения. Ответы остаются в вашем браузере: сайт их не отправляет и не сохраняет.
Интерактивный тест
Ответьте на 7 вопросов
Ответьте на все вопросы: 0 из 7.
Вы знаете, сколько чистой прибыли заработал бизнес за прошлый месяц - после всех расходов, включая зарплаты, налоги, проценты по кредитам и прочее?
Вы можете объяснить, почему прибыль есть, а денег на счетах не прибавилось, и показать сумму в товарных запасах, расчётах с маркетплейсами и других активах?
Вы знаете, сколько денег можно вывести из бизнеса без ущерба для его работы, с учётом ближайших закупок, налогов, кредитов и остальных обязательств?
Вы можете рассчитать, сколько денег потребуется для увеличения продаж на 30% - на закупку и на весь цикл продаж до получения денег от маркетплейсов?
Вы знаете, какие товары приносят прибыль, а какие создают оборот, с учётом комиссий, логистики, рекламы и остальных расходов бизнеса?
У вас есть прогноз движения денег хотя бы на ближайшие два-три месяца, и вы заранее видите периоды возможной нехватки денег?
Вы можете обосновать крупную закупку или привлечение кредита расчётами: сколько дополнительно заработаете, когда вернутся вложения и что будет при продажах ниже плана?
Количество ответов «нет» само по себе не определяет, нужен ли вам финансовый директор в штат или на аутсорсе. Но каждый такой ответ показывает конкретный финансовый вопрос, по которому собственник пока принимает решение без полной информации.
Именно с этих пробелов я бы и начинала работу.
Как бы я выбирала на месте собственника
Для начала я бы проверила, насколько достоверны данные, которыми компания уже располагает. Сходится ли себестоимость с фактическими закупками? Учитываются ли все расходы маркетплейсов? Есть ли понимание остатков товаров и обязательств? Совпадает ли управленческая отчётность с реальным состоянием дел?
Следующий вопрос: что собственник делает с полученными цифрами?
Если он регулярно анализирует ассортимент, контролирует рекламу, понимает потребность в деньгах и может оценить последствия своих решений, отдельная функция финансового директора ему пока может быть не нужна.
Но если отчёты собираются, графики строятся, а вопросы о прибыли, деньгах и перспективах бизнеса остаются без ответа, стоит пересмотреть организацию финансового управления.
Здесь не так важно название должности. Важно, чтобы человек обладал нужными компетенциями, имел доступ к достоверным данным и мог объяснить, что происходит с бизнесом сейчас и какие действия имеют смысл дальше.